10 советов по экономии времени          

Умелое управление рабочим временем позволит Вам высвободить время для личных жизненных приоритетов и более эффективно действовать в профессиональной сфере. Можно пассивно наблюдать, как стремительно пролетает время мимо, а можно идти во времени и управлять своим движением. Возможные шаги во времени Вы знаете, они всем знакомы с детства. Теперь прочитайте их еще раз и сделайте.

1.        Определитесь с целями и задачами по каждому из аспектов Вашей жизни. Обязательно запишите. Цель  это образ желаемого результата. Представьте полный образ: что Вы увидите, услышите и почувствуете, когда добьетесь цели.

2.        Разбейте задачи на ряд поэтапных действий  конкретных рабочих операций. Установите сроки выполнения каждой из них, учитывая вероятность задержки. Вычеркните из своих планов действия, которые никак не способствуют реализации Ваших целей. Сосредоточьтесь на трех или пяти основных видах деятельности в каждой из областей Вашей жизни и на некоторое время отложите остальные.

3.        Ведите еженедельное планирование. Обязательно вносите в ежедневник записи о назначенных встречах. Группируйте встречи и другие мероприятия так, чтобы жестко запланировано было только 60% времени. Менеджер с утра может быть уверен только в одном: днем произойдет что-нибудь неожиданное.

4.        Все задачи разделите на две глобальные категории: обязательные и желательные. Проранжируйте все задачи в каждой категории по степени важности и срочности. Определите время на выполнение каждой задачи и вставьте в Ваше расписание.  Для оставшихся за рамками дел сделайте отдельный список, разбив его на временные категории «до 5 минут на выполнение», «до 30 минут», «до часа». Этот список всегда должен быть под рукой и как только у Вас появится «окно» - начинайте его сокращать.

5.        Учитесь говорить «нет». По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе. Не сомневайтесь в своем праве отказывать. Регулярно подводите итоги и оценивайте промежуточные результаты.

6.        Посмотрите на свой стол и проверьте содержимое его ящиков. Подготовьте два лотка и корзину. Систематизируйте бумаги: передать по инстанции, в работу, в корзину. В дальнейшем притрагивайтесь к любой бумаге один, максимум два раза.

7.        Группируйте свои действия по видам. Например, принимайте звонки в специально отведенное для телефонных переговоров время. Учтите время, необходимое для вхождения «в образ», «на сворачивание» дела (убрать, упаковать, заархивировать и т.п.), на размышление и подготовку.

8.        Учитесь проводить собрания. Имейте четкое представление о целях, которые Вы ставите перед собранием. Помните, что каждое собрание должно иметь своим результатом конкретные действия.

9.        Правильно подбирайте исполнителей. Удостоверьтесь в том, что все понимают суть делегируемой работы. Делегируйте задачи: а) с которыми кто-то другой справляется гораздо лучше; б) заниматься которыми Вам не нравится; в) задачи, которые поглощают Ваше время и энергию, необходимую для выполнения более важных дел. По достоинству оценивайте результаты и  помните, что в конечном итоге, ответственность за осуществление делегированных функций лежит на Вас.

10.        ОТДЫХ, ЗДОРОВЬЕ И САМОРАЗВИТИЕ относятся к списку важных и обязательных дел.